Kennzahlen zwischen Bedarf und Umsetzung
Recruiting-Kennzahlen dienen dazu, fundierte Entscheidungen in der Personalbeschaffung treffen zu können und gezielt auf Performanceziele hinzuarbeiten. Daher unterstreicht eine wachsende Anzahl von Managern die Bedeutung der Erfolgsmessung im Personalbereich. Allerdings besteht eine deutliche Differenz zwischen den Unternehmen, die Reporting der Kennzahlen für wichtig halten und einer wesentlich geringeren Menge, die dies tatsächlich durchführen. In einigen Betrieben wird die Personalbeschaffung sogar nur als notwendiges Übel, ähnlich z.B. der Steuererklärung, angesehen. In Zeiten der wachsenden Relevanz des Employer-Branding und der Arbeitgeber-Bewertung ist dies allerdings ein Irrtum und oftmals gibt es im Personalbereich sehr große Verbesserungsspielräume.
Dauer der Stellenbesetzung: die effektive Nutzung der Zeit
Mit Kennzahlen bzw. KPI kann die Qualität des Personalmanagements in unterschiedlichen Dimensionen gemessen werden. Da sich Kandidaten nicht nur bei einem Unternehmen bewerben und alle, auch die Wettbewerber, an guten Kandidaten interessiert sind, ist die Time-to-fill eine zu beachtende Größe. Wie lange dauert es von dem Erkennen des Bedarfs an Arbeitskraft bis zur Besetzung der offenen Stelle? Wie schnell wird eine Stellenanzeige geschaltet, wie lange dauert die Verarbeitung der eingehenden Bewerbungen, wie viel Zeit vergeht bis zur Kontaktaufnahme und bis zum Vorstellungstermin, bis wann ergeht eine Entscheidung und wie viel später wird sie dem Bewerber mitgeteilt? Dies kann in Summe unnötig viel Zeit und damit Geld kosten, wenn Personalmanager und Abteilungsleiter sich nicht gut koordinieren. Insbesondere ineffizient viele Bewerbungsrunden strapazieren das Fachpersonal, die Personaler und auch die bzw. den Bewerber.
Kosten der Stellenbesetzung: Einsparmöglichkeiten im Bewerbungsprozess aufdecken
Dies wirft direkt die Kennzahlen zu den Kosten auf den Plan: Wie hoch sind die Kosten für jede Stellenbesetzung oder jeden Bewerber, Cost-per-hire, und was kostet das Unternehmen eine offene Stelle, Cost-of-vacancy, in einem bestimmten Zeitraum? Vorzugsweise wird dies in verschiedene Bereiche unterteilt, da Abteilungen und Personaler auf verschiedene Weisen heterogen sein können. Sind die Kosten einer offenen Stelle eher schwer zu quantifizieren, die Aufwendungen für Stellenbesetzungen sind es nicht. Die Kosten des Stelleninserats, die verwendete Arbeitszeit der an der Stellenbesetzung beteiligten Mitarbeiter, in großen Konzernen kostspielige Assessment-Center sind hier eine nicht zu vernachlässigende Größe. Dazu kommt die Kennzahl Efficiency-per-source: die Anzahl und Qualität der Bewerber, die auch abhängt von den Verteilungskanälen und davon, ob die Kandidaten bereits im ersten Bewerbungsschritt Arbeitsreferenzen einreichen oder einen Online-Einstellungstest bewältigen müssen.
Erfolgsmessung nach der Stellenbesetzung: die richtigen Bewerber finden
Die Erfolgsmessung hört jedoch nicht bei dem Arbeitsantritt des neuen Arbeitnehmers auf. Vielmehr gilt es dann, die Kennzahlen zur Qualität der Stellenbesetzung zu messen: wie zufrieden ist die Fachabteilung und der eingestellte Bewerber mit dem Bewerbungsprozess und mit der Zusammenarbeit? Hierzu zählen unter anderem die Quality-of-hire, bei welcher Mitarbeiter und Vorgesetzte den neuen Kollegen beurteilen. Die Erhebung kann zu unterschiedlichen Zeitpunkten erfolgen und ist idealerweise auch aufgegliedert nach betreuendem Personalverantwortlichen und Unternehmensbereichen. Die Retention Rate liefert gegenüber der Befragung harte Fakten und macht offensichtlich, welche Kandidaten wo nach bestimmten Zeiträumen das Unternehmen bereits wieder verlassen haben.
Bewerbermanagement geht über die Kennzahlen hinaus
Kennzahlen vereinfachen zwar die Erfolgsmessung, sie können aber nicht gänzlich die Qualität des Personalmanagements erfassen. Zum Beispiel die Auswirkungen des negativen Eindrucks auf Bewerber, wenn ein Unternehmen ein schlecht programmiertes und unnötig aufwändiges Bewerbungssystem verwendet. Mit jedem Bewerbungsprozess kommuniziert das Unternehmen seine Umgangsweise mit arbeitssuchenden Menschen. Wenn Sie als Unternehmen erst in der letzten Runde des Auswahlverfahrens eine Präsentation zur Person und bspw. eine Wettbewerbsanalyse fordern, wird dem Bewerber signalisiert: Ihr Unternehmen arbeitet ineffizient und zu Lasten Ihrer Mitarbeiter. Ganz abgesehen von der Frage, auf welche eher irrelevanten Merkmale Sie vorher bei der Bewerberauswahl geschaut haben müssen, dass Sie im letzten Bewerbungsschritt erst die praxisrelevanten Aufgaben stellen. Die Messung der wichtigsten Recruiting-Kennzahlen unterstützt zwar die Verbesserung des Personalmanagements, das Unterlassen einer Analyse der zugrundeliegenden Mechanismen kann jedoch dazu führen, dass Sie als Unternehmen den Anschluss im Kampf um die Fachkräfte verlieren.
